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Fonctionnalité Stratow Invoice : le workflow factures fournisseurs

Dernière mise à jour : 12 févr.

Les étapes du workflow Stratow Invoice

Le workflow de bons à payer mise en place dans Stratow Invoice est très simple.


Les étapes sont les suivantes :

  • Réception et archivage : Les factures arrivent dans Stratow via 3 voies possibles : scan, mail ou import via le portail. Avec la réforme de la facturation électronique, les factures françaises ne passeront plus par ces 3 voies d’accès mais seront directement envoyées à Stratow via la PPF (Plateforme Public de Facturation) ou via des PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Les autres modes d’imports (scan, mail et portail) devront tout de même être gardé pour les factures provenant de l’étranger. Toutes les factures sont archivées dès leur réception, peu importe leur mode d’import.

  • Capture et extraction : Suivant le format des factures reçues, celles-ci vont suivre des extractions différentes. Pour les factures reçues en PDF simple, elles seront envoyées dans notre OCR ReadSoft Online ou Recital afin que ces derniers fassent de l’extraction de caractères sur chaque facture. Pour les factures reçues en Factur-X, XML UBL et XML CII (les 3 nouveaux formats de facturations de la réforme), celles-ci seront directement envoyées dans notre extracteur XML afin d’être lu et d’extraire les bonnes données contenues dans les XML structurés.

  • Enregistrement des factures : Cette brique permet de définir les étapes et les conditions nécessaires à la validation de la facture.

  • Approbation des factures : Cette brique permet l’import et l’archivage de la facture finale avec ses méta datas.

  • Export SI comptable / ERP : Cette brique permet d’exporter automatiquement les informations d’une facture dans un ERP cible.


Etapes du workflow de gestion des factures fournisseurs

Le traitement des factures via le workflow interne à Stratow

Comme vu précédemment, après la réception, l'archivage et l'extraction, la facture arrive dans le workflow interne pour y être traitée.




Ce workflow est paramétrable pour se rapprocher au plus près du fonctionnement et des besoins de chaque client.


La première étape est toujours celle permettant de vérifier les informations extraites de la facture (étape de vidéocodage).

Ensuite, une ou plusieurs étapes permettront la validation de la facture et la qualification comptable de celle-ci.

Pour les factures avec bon de commande préalable, pourront être rapprochés de ce dernier durant ces étapes et suivre un workflow plus rapide.

Enfin, la dernière étape de validation permet l'envoi du bon à payer à votre SI comptable / ERP.


Les paiements ne s'effectuent pas dans Stratow, en revanche, nous sommes en attente des informations de paiement afin non seulement de les afficher sur le portail fournisseur pour avertir le fournisseur de l'état de traitement de ses factures. Mais surtout, pour réaliser le rapport hebdomadaire à fournir à la PPF des statuts de paiements des factures.


Exemples des interfaces du workflow


Bannettes du workflow Invoice, avec un compte "Comptable"
Bannettes du workflow Invoice, avec un compte "Comptable"
Liste des factures en attentes de traitement dans une bannette
Liste des factures en attentes de traitement dans une bannette

Formulaire de traitement d'une facture fournisseur
Formulaire de traitement d'une facture fournisseur

Liens utiles

Vidéo de démonstration du module Stratow Invoice : https://www.youtube.com/watch?v=gYQ3RC1xtX4 Plus d’informations : https://www.stratow.com/invoice


Vous souhaitez mettre en place un système de gestion de vos factures fournisseurs ?! Demandez une démonstration de Stratow Invoice en nous contactant à l’adresse suivante : sales@stratow.com


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