Piste d'audit fiable :
sécurisez vos processus de facturation avec Stratow
Fiabilisez le lien entre vos factures, vos commandes et vos opérations grâce à une gestion documentaire structurée, une traçabilité maîtrisée et un archivage électronique à valeur probatoire.
Qu'est-ce que la piste d'audit fiable ?
La piste d'audit fiable (PAF) est un ensemble de contrôles et de procédures permettant à une entreprise de démontrer qu'une facture correspond bien à une opération réelle et que les documents qui la justifient sont cohérents, traçables et accessibles.
Elle doit permettre de relier la facture aux éléments qui justifient l'opération : devis, commande, bon de livraison, preuve de réalisation d'une prestation, facture et, selon le processus, éléments comptables ou justificatifs complémentaires.
L'enjeu est de pouvoir reconstituer le déroulement d'une opération, de son origine jusqu'à sa facturation, et de retrouver les justificatifs dans les deux sens.
Pour être fiable, cette piste doit refléter les opérations réellement réalisées et s'appuyer sur des contrôles adaptés à l'organisation de l'entreprise.
La piste d'audit fiable ne consiste donc pas seulement à conserver des factures : elle consiste à pouvoir démontrer pourquoi elles ont été émises ou reçues, et sur quels éléments elles reposent.
Comment Stratow vous aide à fiabiliser votre piste d'audit
Stratow vous aide à préserver les justificatifs, à tracer les étapes documentaires et à faciliter la reconstitution de vos opérations. La fiabilité de votre piste d'audit repose également sur les contrôles et les procédures effectivement mis en œuvre dans votre entreprise.
La piste d'audit fiable s'appuie sur une gestion documentaire maîtrisée
Pour être exploitable en cas de contrôle, un document doit pouvoir être retrouvé, rattaché à la bonne opération et présenté avec les éléments permettant d'en comprendre le contexte.
Cela suppose de maîtriser son cycle de vie, depuis sa création ou sa réception jusqu'à sa conservation et, à terme, à l'application des règles de sort final.
Avec Stratow, la gestion documentaire et l'archivage peuvent s'inscrire dans un même environnement, afin de faciliter la continuité entre les processus métiers et la conservation des justificatifs.
Les étapes clés du cycle de vie documentaire
Collecter et intégrer
Récupérer les factures et les pièces justificatives depuis les outils métiers, les circuits de dématérialisation ou les autres canaux utilisés par l'entreprise.
Contrôler et valider
Vérifier la cohérence des documents, effectuer les rapprochements nécessaires et appliquer les circuits de validation adaptés aux opérations.
Rechercher et restituer
Retrouver les documents et les éléments de traçabilité utiles pour répondre à une demande interne, à un audit ou à un contrôle fiscal.
Classer et relier
Organiser les documents selon des règles de classement cohérentes et permettre de les rattacher à l'opération, au fournisseur, à la commande ou à la facture concernés.
Archiver et protéger
Conserver les documents dans un système d'archivage électronique adapté, avec les garanties d'intégrité, de traçabilité, de sécurité et de conservation nécessaires.
Appliquer les règles de conservation
Définir les durées de conservation et les modalités de fin de conservation selon la nature des documents, les obligations applicables et les éventuelles contraintes de contentieux.
La piste d'audit fiable :
les bonnes pratiques à mettre en place
Un outil d'archivage constitue un socle important, mais il ne remplace pas l'organisation et les contrôles dont l'entreprise reste responsable.
Pour construire une piste d'audit fiable adaptée à son activité, chaque entreprise doit notamment :
1
Cartographier ses processus de facturation
Identifier les étapes qui conduisent à l'émission ou à la réception d'une facture, les outils utilisés, les intervenants et les documents produits à chaque étape.
3
Assurer la cohérence entre les documents
Mettre en place des règles permettant de relier les pièces justificatives entre elles et de retrouver le cheminement de la facture jusqu'à l'opération d'origine, et inversement.
5
Organiser les responsabilités et les accès
Définir qui crée, valide, contrôle et consulte les documents, et s'assurer que les collaborateurs concernés connaissent les procédures à appliquer.
2
Définir des procédures de
contrôle
Formaliser les vérifications permettant de s'assurer que les factures correspondent aux biens livrés ou aux prestations réalisées. Selon les opérations, cela peut notamment inclure le rapprochement entre commande, réception et facture, ainsi que le traitement des écarts et des avoirs.
4
Documenter les contrôles
réalisés
Décrire les contrôles retenus, leur fonctionnement, les responsabilités associées et les modalités de traitement des anomalies. Conserver les éléments permettant de démontrer que ces contrôles sont effectivement appliqués.
6
Vérifier régulièrement le
dispositif
S'assurer que les procédures correspondent toujours aux pratiques réelles de l'entreprise, que les documents sont disponibles et que les contrôles restent adaptés aux évolutions de l'organisation et des systèmes d'information.