Qu'est-ce que la durée légale d'archivage d'un document ?
La durée légale d'archivage d'un document est la période pendant laquelle une entreprise doit conserver un document pour se conformer aux obligations légales et réglementaires de l'Etat. Cette durée varie en fonction du type de document et de la réglementation en vigueur en France ou dans le pays où l'entreprise est implantée.
En général, la durée légale d'archivage est la durée minimale pendant laquelle les documents doivent être conservés. Elle est déterminée par la loi et peut être influencée par des facteurs tels que le secteur d'activité de l'entreprise, le type de document ou encore les réglementations en vigueur.
Quel est la durée légale d'archivage d'un document ?
Chaque type de document possède une durée légale de conservation différente au yeux de l'Etat.
Les documents comptables et financiers doivent être conservés pendant une période minimal de 10 ans. Cela comprend les factures, les relevés de compte, les bons de commande, les registres et les déclarations fiscales.
Les documents sociaux, tels que les contrats de travail, les bulletins de paie et les registres du personnel, doivent également être conservés pendant une période minimale de 5 ans après la fin du contrat de travail ou la date de la dernière mise à jour.
Les documents liés aux opérations commerciales, tels que les contrats de vente, les accords de partenariats et les bons de livraison, doivent être conservés pendant une période minimale de 5 ans après la fin de l'exercice au cours duquel la transaction a eu lieu.
Les documents juridiques, tels que les actes notariés, les jugements et les décisions judiciaire, doivent être conservés pendant une période minimal de 30 ans.
Enfin, les documents relatifs à la propriété intellectuelles, tels que les brevets, les marques et les droits d'auteur, doivent être conservés pendant toute la durée de vie de la propriété intellectuelle concernée.
Il faut noter que ces durées légales d'archivage ne sont que des durées minimales et que dans certains cas, il peut être recommandé de conserver les documents pendant une durée plus longue. Cela peut être le cas si l'entreprise est impliquée dans des litiges ou si les documents ont une valeur historique ou patrimoniale.
Comment cela fonctionne avec l'archivage certifié NF461 de Stratow ?
Lorsque vous prenez l'archivage certifié NF461 de Stratow, nous définissons ensemble des durées d'archivage pour chaque type de document que vous souhaitez nous confier à l'archivage.
Par défaut nous prenons la durée minimale légale mais il est tout à fait possible de souhaiter un archivage plus long.
Une convention d'archivage déterminant la durée de conservation de chaque type de document est rédigé puis signé entre vous et Stratow.
A l'approche de la fin de rétention de vos documents, Stratow vous demande si vous souhaitez prolonger la conservation de vos documents arrivant à échéance ou si ces derniers peuvent être détruit irrémédiablement.
En faisant appel à l'archivage certifié NF461 de Stratow, vous vous garantissez un archivage sur toute la durée légale de rétention de vos documents avec sécurité, intégrité et traçabilité.
Pour des renseignements complémentaires sur les formats d'archivage : cliquez ici