Avec aerow et stratow nous équipons les grandes entreprises ainsi que les #PME et #ETI en solution de dématérialisation des factures fournisseurs depuis 2004.
Evidemment, nos clients escomptent des gains par rapport au traitement papier en parapheur. Ils sont nombreux :
Le format d'archivage est celui de réception, donc nous conseillons de motiver vos fournisseurs à transmettre leurs factures en numérique #EDI (si très grands volumes de commandes + factures) et #PDF simple par email ou portail de dépôt (pour le hors EDI). Il faut cependant garder la possibilité de scanner les factures papier car c'est un flux résiduel qu'il faut traiter.
Le gain principal est la capacité du numérique à retrouver facilement les informations faisant fi de la géographie. Une recherche qui prend des secondes contre des minutes ou des heures dans une salle d'archive.
Est-ce que l'OCR est très important?
Oui et non, il vaut mieux prendre une solution qui extrait bien les informations, cela limite le vidéo-codage, mais elles marchent désormais toutes très bien, donc c'est moins décisif. D'autant que, l'arrivée prochaine de #FactureX va ringardiser les #OCR (nous pourrons extraire le ligne à ligne directement du XML contenu dans le PDF)
Où est LE gain majeur?
Nous conseillons la mise en place de portail fournisseur pour améliorer l'expérience du fournisseur et mieux l'informer. Le portail doit lui permettre de trouver ses #PO (BDC), de uploader ses factures en PDF et SURTOUT de savoir quel est son stock de factures reçues et en-cours de traitement avec le statut. Du coup, le fournisseur est en confiance (+50%) et appelle beaucoup moins (-70%). Il appelle pour résoudre des vrais problèmes pas pour harceler votre comptabilité.
Que peut faire votre organisation pour optimiser son ROI de dématérialisation de facture?
Il faut considérer le flux #P2P dans son ensemble. Plus vous travaillez avec vos acheteurs en amont pour générer de la commande préalable, plus vous pourrez fiabiliser et accélérer en aval la validation des factures. Le processus de réception est aussi important pour un "three ways match" efficace.
Vous devez choisir une solution adaptée à la taille de votre organisation. En dessous de 100.000 factures par an les solutions #BPO et/ou #SAAS s'imposent naturellement. Au-dessus vous devez regarder les solutions intimes de votre ERP pour préserver une approche industrielle pour un flux industriel.
En amont, il est souhaitable d'avoir un référentiel fournisseur de qualité, ce qui implique des outils et des bases de données ainsi que des taches pour bien créer les fournisseurs et les administrer.
Enfin, vous devez rédiger et/ou mettre à jour votre #PAF (Piste audit Fiable) et documenter vos audits régulièrement. Cela n'a pas de ROI direct mais peut éviter des désagréments lors des contrôles fiscaux.
