L'archivage électronique de documents est au cœur de notre problématique chez STRATOW. C'est pourquoi, nous avons décidé de nous faire certifier pour la norme NF 461 cette année.
La norme NF 461 atteste de la conformité à la norme NF Z42-013 et son équivalent international ISO 14641-1 faisant toutes les deux références au système d'archivage électronique (SAE).
Vous allez me dire, c'est bien joli ces noms de normes d'archivage mais concrètement à quoi cela correspond il ?
Comme vous l'avez compris, nous allons parler des systèmes d'archivage électronique de documents. En effet, la norme NF 461 vise à répondre aux besoins du marché afin d'anticiper les éventuelles évolutions de réglementations Françaises et Européennes.
L'objectif premier de cette certification est de démontrer la conformité de notre système d'archivage électronique aux normes d'archivage. C'est-à -dire, vérifier que notre SAE définit bien l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles nécessaires à un système d'archivage électronique, à savoir le versement, le stockage, la consultation, la modification, la restitution et la destruction d'un document tout en conservant son intégrité.
Ainsi, la certification à la norme NF 461 garantie l'intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents conservés dans le SAE.
Pourquoi avoir choisi de nous faire certifier NF 461 ?
Plusieurs raisons nous ont poussé à faire certifier notre système d'archivage électronique :
Renforcer la confiance de nos clients et prospects
Optimiser nos pratiques, notre organisation et valoriser notre savoir-faire
Nous démarquer sur le marché de la concurrence
Prouver la conformité de notre SAE aux règles de l'art de la norme NF Z42-013
Qu'avons-nous mis en place ?
En 2016, nous avons lancé notre premier SAE avec notre solution STRATOW Invoice qui dématérialise et archive les factures fournisseurs en SAAS (Software As A Service).
Cette solution permet aux fournisseurs d'une entreprise de déposer simplement leurs factures sur le SAE client et de suivre le traitement de ces dernières très facilement. Quant à l'entreprise cliente, elle va pouvoir traiter les factures simplement à l'aide d'un workflow interne à la solution ou relié à son ERP déjà présent.
Puis, nous avons créé notre deuxième SAE très peu de temps après, STRATOW Folder, une solution d'archivage et de diffusion de documents aux tiers en SAAS (Software As A Service) également.
Folder, permet à une entreprise cliente de déposer, via la plateforme ou depuis un ERP déjà existant, et archiver des documents internes dans son SAE. Puis, il pourra les diffuser à des personnes extérieures à l'entreprise en toute sécurité. Quant aux tiers, cela leur permet d'avoir un accès aux documents d'une entreprise sans entrer dans leur système interne directement.
Au fil des développements de ces deux plateformes, notre SAE s'est enrichi afin de répondre entièrement aux demandes de la norme NF 461.
Alors n'attendez plus et contactez-nous pour plus d'informations sur nos solutions d'archivage électronique !
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