Pourquoi s'équiper d'un système d'archivage et classement des documents de mon entreprise ?
Structurer, archiver et hiérarchiser les documents de votre entreprise apporte plusieurs points positifs :
Optimisation de l'organisation : de part un classement de vos documents, cela permet de mieux organiser vos documents en les classant par catégorie, par type de tiers, par années ou autre. Cela vous permet par la suite, de faciliter la recherche de documents et ainsi que gagner du temps dans la gestion de l'information.
Amélioration de la productivité : les utilisateurs peuvent trouver facilement les documents dont ils ont besoin sans une aide externe, ce qui leur permet d'améliorer leur productivité et leur efficacité. De plus, les tiers peuvent également trouver les documents que vous échangez avec eux sans vous submerger de mail et d'appel pour des duplicatas.
Réduction des coûts : l'archivage numérique vous permet de réduire considérablement vos coûts de stockage physique tels que les armoires, les espaces de stockage, etc. Mais cela vous permet également de réduire vos coûts de traitement tels que l'impression des documents, l'envoi, etc.
Protection des données et traçabilité : le choix d'un archivage de vos documents d'entreprise, vous assure une sécurité accrus de ces derniers ainsi qu'une traçabilité complète des actions réalisées sur l'ensemble de vos documents. Aucune perte de vos documents et leurs métadonnées, en choisissant un archivage certifié NF461.
L'arborescence des documents dans Stratow
La mise en place de l'arborescence de vos documents est très simple. C'est une arborescence logique, qui est faite à partir d'une métadonnée du document à classer.
Chaque métadonnée peut être un axe de recherche et peut être un dossier de classement.
Ainsi vous pourrez par exemple classer les documents de votre entreprise par nom de tiers, puis par type de document, puis par année.
Chaque dossier possède un paramétrage particulier et donne des droits spécifique suivant le profil de l'utilisateur connecté.
Certains dossiers seront invisible pour quelques groupes d'utilisateurs, alors que ces mêmes dossiers seront visible pour d'autres groupes d'utilisateur.
Stratow peut mettre en place un paramétrage très fin des droits sur chaque dossier.
Un portail tiers est également mis à disposition de vos tiers avec qui vous souhaitez échanger des documents. Ce portail leur permet une visualisation des documents que vous mettez à leur disposition dans une arborescence propre à leurs droits.
Comment les documents sont t'ils archivés et classés dans Stratow ?
Stratow se connecter avec votre ERP ou votre système informatique produisant vos documents.
A l'aide de règles de classement défini ensemble lors d'ateliers de paramétrage, les documents vont pouvoir être classé dans les bons dossiers avec toutes leurs métadonnées.
Dès qu'un nouveau document arrive dans l'arborescence Stratow, une notification mail peut-être envoyée au tiers concerné afin de l'avertir qu'un nouveau document est à sa disposition.
Par exemple, vous déposez une facture pour le client X, ce dernier être averti et pourra retrouver sa facture sur son portail tiers.
Exemples des interfaces du classement documentaire
Liens utiles
Vidéo de démonstration du module Stratow Folder : https://www.youtube.com/watch?v=bgys-VOUlr0 Plus d’informations : https://www.stratow.com/folder
Vous souhaitez mettre en place un système d'archivage et diffusion de vos documents d'entreprise vers vos tiers ?!
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