Pourquoi dématérialiser ses flux achats ?
Aujourd'hui, beaucoup de flux achats sont encore en papier et passent de bureau en bureau, ou bien sont envoyés par mail. Cela engendre des retards de validation des demandes d'achats (DA), une ressaisie dans l'ERP une fois la DA validée, des pertes de documents et aucune traçabilité du flux de validation.
Autant de points qui ralentissent le fonctionnement d'une entreprise. C'est pourquoi, dématérialiser ses flux achats va permettre :
Une réduction des coûts : permet de réduire les coûts liées au traitement manuels des demandes d'achats et bons de commandes (impression, stockage, traitement, distribution)
Un gain de temps : l'automatisation de vos flux va vous permettre un gain de temps dans le traitement d'approbation des demandes d'achats et supprimer l'étape de ressaisie dans votre ERP, puisque cela se fera automatiquement, sans aide humaine
Une meilleure traçabilité : chaque étape de votre flux de dématérialisation des demandes d'achats et bons de commandes va être tracé par le système de dématérialisation, vous permettant de retrouver tout l'historique d'une DA et d'un BDC
Une meilleure collaboration : le système de dématérialisation va permettre une meilleure collaboration entre les différents services devant intervenir dans le flux de traitement des DA
Un respect de l'environnement : la dématérialisation de vos flux d'achats va permettre de réduire l'impact environnemental en réduisant notamment votre consommation de papier, d'encre, de transport, de stockage ...
Vos attentes
Les attentes des côté client :
Simple : Effectuer une demande d'achat simplement
Traçabilité : Ne plus chercher qui a valider la demande d'achat grâce à la traçabilité
Bon de commande (BDC) : Convertir facilement les demandes d'achats en bons de commande dans l'ERP client
Réception : Effectuer une réception à partir d'un BDC simplement
Les apports de Stratow Purchase
Avec Stratow, optez pour la solution de dématérialisation la plus complète et économique du marché, et partagez facilement vos documents, datas et interactions avec nos portails web !
Certifié par la norme NF 461 auprès de l’AFNOR comme « Tiers-Archiveur à valeur probante », Stratow offre des solutions de centralisation et de mise à disposition ultra-rapide et sécurisée de toutes vos archives pour leur durée légale de conservation.
Notre module Stratow Purchase permet de simplifier vos demandes d'achat et leur traçabilité.
Notre extranet permet d'approuvez, de tracer et de convertir vos demandes d'achat en bons de commande (BDC) directement dans votre ERP.
De plus, le module Purchase, permet également de créer les réceptions des bons de commandes pour avoir une traçabilité complète du processus de gestion des commandes.
Ce module de simplification de la gestion de vos demandes d'achat, Stratow Purchase, vous permet :
Un archivage en SAAS de vos demandes d'achat et bons de commande
Un formulaire simplifié de demande d'achat
Un workflow d'approbation des demandes d'achat
Une traçabilité des demandes d'achat
Une gestion des réceptions complètes ou partielles des bons de commandes
Exemples des interfaces et principales fonctionnalités
Portail client - Gestion des achats :
Le portail client permet à ces derniers de créer, visualiser et traiter les demandes d'achat suivant les droits de chaque utilisateur sur la plateforme.
Les utilisateurs peuvent ainsi créer une nouvelle demande d'achat et suivre son processus de validation jusqu'à sa conversion en bon de commande une fois le workflow d'approbation terminé et validé.
Une fois le bon de commande créé, le fournisseur concerné par ce BDC, reçoit un mail pour l'avertir de l'arrivé d'une nouvelle commande.
Portail client - Gestion des réceptions :
Le portail client permet la gestion des réceptions des bons de commandes. Cela permet d'avoir une traçabilité complète du processus achat.
Liens utiles
Vidéo de démonstration du module Stratow Purchase : https://www.youtube.com/watch?v=Ds0K_c-lCaA
Plus d’informations : https://www.stratow.com/purchase
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